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会议活动策划公司需要需要准备什么? - 成都活动策划公司

时间:2021-05-11 09:58:30

        第一步:初步策划/预估预算 初步策划:首先是你活动的目的是什么?

       属五星级酒店三天两夜国内500强企业管理年会活动全案,其中涉及接引、住宿、例会、晚宴、表演,等环节(仅活动策划公司),此档次年会预算总费用在50W起步,大部分费用是场地的住宿、例会餐饮;  预算:你要达到什么样的效果?这个和你预算有很大的关系,预算多,能折腾的样式的也多,作为甲方你第一需要对接的就是本公司负责人,再联系酒店和活动策划公司做出阐述活动大概规模结合三方建议估出大概预算上报审批;  第二步:后勤人员组织和时间安排 做出具体工作职责表和时间进度表,留有足够的时间准备,大型会议建议提前30天准备,给活动视觉设计留有足够的时间,并且通知活动策划公司比稿,把场地物料布置和表演部分外包出去; 一定要有书面执行方案,总负责人,责任到人,定期例会通报进度。  第三步:酒店选址 参考多家市内同档次酒店,并逐一实地调研,建议参考交通便利,离市中心区远的高档酒店;而且最好能试吃试住,酒店定好后带活动策划公司实地测量场地,并和公司行政部门确定与会人员名单,交于活动策划公司设计邀请函,并送出。  第四步:会议物料布置和与会用品采购 这两个可以交给专业的活动策划公司和本集团采购,  第五步:会议 提前一到两天多开彩排会议,保证随时有问题随时有人解决,其实以我个人的经验来看,只要前期策划方案做的够详细,中间执行环节不拖延,基本上没有太大问题,如果对活动全案不了解,请参考活动策划公司策划经验。 

       在日常工作中,会议可谓家常便饭。会议形式多种多样,除了管理层和高层领导参加的管理会议、董事会议、部长会议等正式会议以外,还有日常非正式的碰头会议,以及单向汇报类的报告会、发表会等。如果仔细数数每天开会的次数,你会惊讶地发现会议如此频繁,就连我自己有时也会一天参加四五场会议。至于管理层领导则更忙了,有的领导要么每天都在开会,要么一整天一整天地长时间开会。 

       尽管参加了如此多的会议,可是倘若问及会议成果如何,恐怕大多参会者都会持否定态度。大多数人不是因为喜欢而参加会议,而是不得不参加会议。他们虽然身处会场,心里却惦记着下一场会议或者其他工作的进展情况。说到这里,为何许多人都不喜欢开会?这是因为大部分会议都很

        那么会议为什么会无聊呢?一言以蔽之,是因为会议设计得不好。其实某种程度上会议和派对、集会相似。如果是精心准备的派对,主持人会非常注意派对的流程,安排一些引人发笑的娱乐节目,令众人一直保持兴致盎然。除了在台上演讲以外,还会设计互动时间。不仅如此,会场还设有走动区域,避免众人因长期久坐而感到疲乏。 

        如果是参加这种精心设计过的派对,想必大家必然能够度过一段快乐的时光。这样一场派对不仅能令大家更加团结和睦,还能增进大家对主办者的好感,其益处真可谓不胜枚举。反之,假如派对设计得非常糟糕,恐怕只会给大家留下很坏的印象。会议在这一方面与派对极为相似。 

         无法设计会议的原因  

       倘若会议气氛不够热烈,就不会取得太好的成果。即使勉强大家列席无聊的会议,大家也不会因此产生积极协作、共同努力、主动参与等意愿,更不必奢望热火朝天地讨论议题、各种点子层出不穷的情形了。长年为诸多公司提供咨询服务之后,我甚至会产生疑惑:「会议冷场」是否应该被放入各个公司的经营课题的根基部分?毋庸赘言,「会议冷场」是一种非常糟糕的状态。那么,会议为什么会冷场呢? 

        我个人认为,有以下 4 种原因导致人们无法设计出气氛热烈的会议。 

        1. 很多人缺乏「自己正在开会」这个意识。他们没有充分意识到自己正在开会,而是认为大家只是单纯聚集在一起聊天。

 

       2. 没能明确区分议题与论点。一般情况下,每个会议都有自己的议题。可是,议题与论点是两个概念,有了议题不见得就确定了论点。

 

        3. 把「整体方案」和「本次方案」混为一谈。企业方案的规模往往很大,这种大方案不是一次会议就能全讲完的。 

        4.没能把握对方的逻辑,因而未能顺着对方的逻辑进行解说。要想获得对方的理解,演讲时应当站在对方的角度,思考对方是否能够明白自己想要传达的内容。这点尤为重要。如果在会议上忽略了对方的心情,一味按照自己的喜好演讲,恐怕对方就不会轻易接受我们的方案。 

        接下来我将详细解说以上 4 种原因。 

       1. 缺乏「自己正在开会」的意识  

        首先,第一种原因是很多人没有充分意识到自己正在开会。「会议不是随随便便聚在一起聊天」,听到这里,恐怕大多数人都会觉得这是废话。可是,大家在参加会议时是否已经做好了心理准备,「一定要在这次会议上决定某事」「一定要在规定的时间内完成某事」呢?其实很多情况下,人们往往分不清自己到底是在开会还是在聊天。 

       我认为,两个人以上聚在一起商讨就可以称为会议。虽然这个定义听起来有些极端,但是考虑到我们在公司的每分每秒都有报酬,因此没有时间讲废话。工作时间中的所有沟通都应与工作相关,并且应当注重沟通的效率。然而问题在于,几乎所有公司都把会议的定义局限于「为某种特定目的而专程召集众人召开的正式会议」。 

        有些会议的目的非常明确,比如「新款产品的研发讨论会」「新项目的概念讨论会」等正式会议都有着明确的议题,专门召集众人集合,事先也已做好了充分的准备,起承转合都很明确。 

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