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如何进行会议管理?

时间:2022-02-11 04:38:18

一段时间以来,著名专家谭小芳老师作为清华大学、北京大学、浙江大学高级总裁班客座教授,经常应邀在全国各地为众多知名企业作过《会议管理的秘诀》的课程,在谭小芳老师看来,会议管理,看似简单,但真正把它做好,却是秘书或者其他行政办公人员比较头疼的事情。业界流行一句话,叫做:“会而议,议而决,决而行,行而彻。”这句话读起来琅琅上口,简明扼要,亦有一些企业将之张贴会议室一偶,但是真正将会议管理做好,绝非易事。在实际工作中,要不就是会而不议,或者就是议而不决,或者决而不行,凡此种种,皆存业界。

谭小芳老师认为关于发现问题和解决问题,这是对会议最常见的认识。而,会议一般常犯的毛病在于,一味地发现问题,或者一味地解决同一个问题,会议成为形式,每天的会议都围绕在有意义没有实质进展的问题上。因为,个人能力的局限,会议解决问题的优势在于能集思广益,或令其他人触类旁通进而得到或超过原定的目标。
开会要讲究会议质量。开会打电话、开会抽烟耳语,开会迟到早退,开会时间过长,会上不说,会后发牢骚等现象,都是会议质量不高,会风不好的典型例子。首先,一般会议召开过程中必须规定三个角色:一是主持人,二是记录人,三是调度人。这三个角色中,会议主持起到一个主线的作用,其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。调度人,起到把握整个会议主题,以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任,负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。
此外,企业开会切忌条条框框。有些企业开会,一走进会场就能感受到一种死气沉沉的氛围。与会者害怕在会场上发表自己的看法,害怕自己的观点得罪了对方,于是就选择了沉默。但是等到会议一结束,就会满腹牢骚。而有些企业的开会氛围却刚好相反,与会者各抒己见,滔滔不绝,有时候为了一个问题争得面红耳赤,拍桌子瞪眼睛的,此时由主持人或者调度人决定采用哪个方案,不管接受谁的方案,但是走出会议室,大家还是喜笑颜开,都能够严格去执行会上决定的方案。同样是开会,前者带来的是恶性循环,后者带来的是良性循环,只要形成了良好的会风,那么很多扯皮的问题就会迎刃而解,这就是“会而议,议而决,决而行”。

会议组织者除了通知、组织会议外,还有一个任务就是保证会上决定的工作任务得到全面贯彻。很多企业开会,会上决定的事情很多,但是往往不当场明确工作任务的完成时间,导致会后工作任务迟迟不能完成。所以,支持人在会上在充分讨论一个事情后,必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。接着,会议组织者在会议结束后要检查督办各项事情的完成情况,只要做好了检查就一定能达到想要的效果。

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